DOKUMEN BONGKAR MUAT

Perusahaan bongkar muat dalam melakukan kegiatannya memerlukan beberapa dokumen. Secara garis besar, dokumen tersebut dipilah menjadi dua macam, yaitu : dokumen pemuatan dan dokumen pembongkaran.

I.   Dokumen Pemuatan Barang

a.    Bill of Lading

          Bill of lading yang disebut juga sebagai konosemen, bagi pengangkut merupakan kontrak pengankutan sekaligus sebagai bukti tanda terima barang. Bill of lading juga tanda hak yang memungkinkan barang bisa ditranfer dari shipperke consignee atau dipindahkan ke pihak ketiga. Bill of lading dibuat oleh perusahaan pelayaran pengangkut atau agennya berdasarkan shipping instruction yang diberikan oleh pengirim (shipper). Berdasarkan shipping instruction yang diterima dari pengirim, perusahaan pelayaran atau agennya membuat draft bill of lading untuk diserahkan kembali ke pengirim untuk diperiksa isinya. Apabila perlu, pengirim akan melakukan perubahan atau penambahan. Setelah dikoreksi, perusahaan pelayaran membuat bill of lading yang asli dalam beberapa lembar sesuai permintaan pengirim. Apabila nama kapal dituliskan dalam konosemen, berarti pengirim yang menentukan kapalnya. Sedangkan jika nama kapal tidak dicantumkan dalam konosemen maka forwarder yang akan menentukan kapalnya.

     b.  Cargo List (loading list)

          Loading list adalah daftar semua barang yang dimuat dalam kapal. Loading list dibuat oleh perusahaan pelayaran atau agennya dan diserahkan kepada semua pihak yang terkait dengan pemuatan, yaitu : kapal, stevedore, gudang dan pihak-pihak lain.

     c.  Tally Muat

         

          Untuk semua barang yang dimuat diatas kapal dicatat dalam tally sheet. Tally sheet juga dibuat untuk mencatat semua barang yang dimuat. Tally sheet selain ditandatangani oleh petugas yang mencatat juga harus dicountersigned oleh petugas kapal mungkin ada ketidaksesuaian (dispute) dari muatan yang ada.

     d.  Mate’s Receipt

          Mate’s receipt adalah tanda terima barang yang akan dimuat ke kapal. Mate’s receipt dibuat oleh agen pelayaran dan ditandatangani oleh mualim kapal. Jumlah koli dan kondisi barang disesuaikan dengan data yang tercantum pada mate’s receipt. Apabila jumlah colli tidak sesuai dengan jumlah yang tercantum dalam mate’s receipt maka petugas kapal akan mencatat selisih tersebut. Demikian pula, jika barang yang dimuat terdapat kerusakan, petugas kapal juga akan mencatat kondisinya. Selisih atau kondisi ini kemungkinan tercatat pada konosemen.

     e.  Stowage plan

          Stowage plan adalah gambar tata letak dan susunan semua barang yang telah dimuat di atas kapal, Untuk kapal petikemas, stowage plan disebut bay plan. Stowage plan dibuat oleh petugas kapal atau petugas tally. Sedangkan bay plan dibuat oleh ship planner.

II.  Dokumen Pembongkaran Barang

     a.  Pemberitahuan kepada bea cukai

          Sebelum kedatangan kapal, agen pelayaran memberitahu kepada bea cukai (khusus untuk pembongkaran barang import) tentang rencana kedatangan kapal. Selambat-lambatnya dalam waktu 24 jam setelah kapal tiba, dengan menyerahkan dokumen-dokumen sebagai berikut :

1)   Cargo manifest dari semua barang yang akan dibongkar/diimport

2)   Cargo manifest dari semua barang yang mempunyai tujuan di luar Indonesia

3)   Daftar penumpang dan ABK

4)   Daftar perbekalan

5)   Daftar senjata api dan obat-obat terlarang

     b.  Landing order

         

          Apabila terjadi perubahan bongkar muat dari suatu party barang, agen pelayaran akan mengeluarkan landing order. Landing order adalah pemberitahuan dari agen pelayaran kepada kapal tentang adanya perubahan pelabuhan bongkar satu partai barang dengan menyebutkan pelabuhan bongkar sebelumnya dan pelabuhan bongkar seharusnya.

     c.  Tally bongkar

          Pada waktu barang dibongkar dilakukan pencatatan jumlah colli dan kondisinya sebagaimana terlihat dan hasilnya dicatat dalam tally sheet bongkar. Tally sheet harus di-countersign oleh nakhoda atau mualim yang berwenang.

     d.  Outturn Report

          Outturn report adalah daftar dari semua barang dengan mencatat dari jumlah colli dan kondisinya barang itu pada waktu dibongkar. Barang yang kurang jumlahnya atau rusak diberi tanda (remark) pada outturn report.

    

     e.  Short and Overlanded List

          Khusus barang yang mengalami kekurangan atau kelebihan dibuat daftar sendiri yang disebut short and overlanded list

     f.   Damage Cargo List

          Khusus untuk barang yang mengalami kerusakan dibuatkan daftar tersendiri berupa damage cargo list. Untuk barang-barang yang mengalami kerusakan dalam damaged cargo list diberi penjelasan rinci mengenai dimana kerusakan terjadi, sebelum dibongkar atau selama pembongkaran. Dijelaskan pula sejauh mana kerusakan yang dialami.

     g.  Cargo Tracer

          Dengan memperhatikan short and overlanded list, agen pelayaran mengeluarkan tracer. Tracer merupakan pemberitahuan kepada semua pihak pelabuhan muat dan bongkar tentang adanya kekurangan atau kelebihan barang yang terjadi di pelabuhan pengirim. Tracer juga menanyakan apakah barang yang kurang tersebut ada di pelabuhan penerima tracer atau sebaliknya.

          Pelabuhan penerima tracer akan menyelidiki isi tracer dan segera menyampaikan hasil penyelidikannya ke pengirim. Apabila tracer pertama tidak dijawab, setelah 15 hari akan disusul tracer berikutnya, dan demikian seterusnya sampai mendapat jawaban. Penerima tracer memiliki kewajiban untuk segera meneliti dan menjawab tracer yang diterima mengingat akan timbulnya klaim dari pemilik barang.

     h.  Cargo Manifest

          Cargo manifest adalah keterangan rinci mengenai barang-barang yang diangkut oleh kapal. Jadi ini merupakan daftar barang dari semua bill of lading dari barang yang diangkut kapal dan dijabarkan secara rinci. Lajur-lajur dalam manifest adalah sebagai berikut :

1)   Nomor urut

2)   Nomor B/L

3)   Nama pengirim

4)   Nama/alamat penerima (consignee)

5)   Jumlah colli dalam angka

6)   Keterangan mengenai barang

7)   Jumlah berat barang

8)   Patokan berat ato ukuran yang dikenakan tambang (freight)

9)   Tarif satuan barang

10)Lajur kosong untuk catatan seperlunya

11)Jumlah freight yang dibayar menurut tiap B/L

12)Jumlah OPP/OPT

13)Lajur biaya tata usaha

14)Lajur jumlah keseluruhan biaya yang dikenakan pada setiap B/L

15)Lajur keterangan

     i.   Special Cargo List

          Special cargo list adalah daftar dari semua barang khusus yang dimuat oleh kapal, misalnya barang berbahaya, barang berharga, barang berat dan barang yang membutuhkan pengawasan khusus termasuk refrigenerated cargo.

     j.   Dangerous Cargo list

          Dangerous cargo list adalah daftar muatan yang berbahaya,baik yang ditetapkan oleh IMO ataupun yang ditetapkan oleh yang berwenag di pelabuhan.

     k.  Hatch List

          Setiap palka mempunyai muatan sendiri. Hatch list merinci muatan yang ada pada tiap palka. Hatch list dibuat oleh pihak kapal.

     l.   Parcel List

          Karena sering ada barang kiriman yang bukan barang dagangan dikirim melalui kapal laut sebagai barang titipan, misalnya personal effect, maka barang tersebut didaftar dalam suatu daftar yang disebut sebagai parcel list.